Η ηλεκτρονική εφαρμογή του Γραφείου Τεκμηρίωσης διαχειρίζεται το τεκμηριωτικό υλικό των έργων της Ακρόπολης, που έχει ήδη κατατεθεί και φυλάσσεται στο αρχείο της ΥΣΜΑ, καθώς και αυτό που καθημερινώς παράγεται κατά τις επεμβάσεις.
Το θέμα της αξιοποίησης της πληροφορικής για την αποτελεσματικότερη διαχείριση του υλικού τεκμηρίωσης των έργων της Ακρόπολης τέθηκε για πρώτη φορά το 1987, μετά την ολοκλήρωση της επέμβασης στο Ερέχθειον. Τότε αναζητήθηκε ένα σύστημα ηλεκτρονικής ευρετηρίασης και διαχείρισης των τεκμηρίων που έπρεπε να εξασφαλίζει ταχύτητα ως προς την ανεύρεση των πληροφοριών, οργάνωση και ομαδοποίηση των τεκμηρίων, ανάλυση και άμεση πρόσβαση στο περιεχόμενό τους. Το σύστημα έπρεπε επίσης να υποστηρίζει δίκτυο με πολλούς χρήστες.
Η αρχική φάση της καταχώρισης του υλικού που παρήχθη κατά την αναστήλωση του Ερεχθείου, πραγματοποιήθηκε με τη βοήθεια του λογισμικού Sigmini, που αποτελεί ευρεσιτεχνία της Ecoledes Mines των Παρισίων και της Union Miniere του Βελγίου. Το 1997 άρχισε η εισαγωγή του υλικού της αναστήλωσης του Παρθενώνος, με τη βοήθεια νέου λογισμικού που ανέπτυξε η εταιρεία Athens Technology Center. Στο νέο σύστημα ενσωματώθηκε και το υλικό της επέμβασης στο Ερέχθειον. Από το 2001, με την εγκατάσταση σταθμών εργασίας στα εργοτάξια των μνημείων και τη δικτύωση των ηλεκτρονικών υπολογιστών, εξασφαλίσθηκε η δυνατότητα εισαγωγής τεκμηρίων στην ηλεκτρονική τράπεζα δεδομένων αμέσως μετά την παραγωγή τους. Έτσι οι πληροφορίες των τεκμηρίων που εισάγονται είναι επίκαιρες και πλέον αξιόπιστες.
Η ηλεκτρονική τράπεζα δεδομένων διαχειρίζεται εικόνες και κείμενα και απαρτίζεται από τέσσερα αρχεία, το αρχείο αρχιτεκτονικών μελών, το αρχείο φωτογραφιών, το αρχείο σχεδίων και το αρχείο κειμένων. Το αρχείο αρχιτεκτονικών μελών περιλαμβάνει πληροφορίες για τα μνημεία, δομημένες κατά ιεραρχικό τρόπο, από το σύνολο του μνημείου και τα διάφορα δομικά τμήματά του έως το μεμονωμένο αρχιτεκτονικό μέλος. Περιλαμβάνει επίσης ειδικές πληροφορίες, διαρθρωμένες σε έξι ομάδες/οθόνες. Οι πληροφορίες αυτές έχουν σχέση με τα κατασκευαστικά χαρακτηριστικά των μελών, τα ίχνη των ιστορικών τους φάσεων, τις παλαιότερες επεμβάσεις που αυτά έχουν υποστεί, τις φθορές που παρουσιάζουν, τις σύγχρονες επεμβάσεις δομικής αποκατάστασης και συντήρησης της επιφάνειάς τους. Τα υπόλοιπα τρία αρχεία περιλαμβάνουν εικόνες και πληροφορίες των αντίστοιχων τεκμηρίων. Κάθε τεκμήριο (φωτογραφία, σχέδιο ή κείμενο) συσχετίζεται με το αρχιτεκτονικό μέλος στο οποίο αναφέρεται. Το περιεχόμενο του τεκμηρίου περιγράφεται με ειδικές κωδικοποιημένες πληροφορίες (λέξεις-κλειδιά) και μπορεί να συσχετιστεί με τις έξι ομάδες/οθόνες των ειδικών πληροφοριών του αρχείου των αρχιτεκτονικών μελών.
Τα καταχωρισμένα στην ηλεκτρονική τράπεζα δεδομένων τεκμήρια και πληροφορίες μπορούν να ανασυρθούν με βάση κριτήρια αναζήτησης, απλά ή σύνθετα. Η δυνατότητα της τράπεζας δεδομένων να παράσχει όχι μόνον απλούς καταλόγους των τεκμηρίων, αλλά και σύνθετες, ως προς το περιεχόμενό τους, απαντήσεις σε σχέση με τα αρχιτεκτονικά μέλη των μνημείων, την καθιστά ένα εύχρηστο και χρήσιμο εργαλείο στη διάθεση των συντελεστών του έργου και της ευρύτερης επιστημονικής κοινότητας.
Κατά το διάστημα 2007-2009, στο πλαίσιο του έργου «Ανάπτυξη Γεωγραφικών Πληροφοριακών Συστημάτων στην Ακρόπολη των Αθηνών», του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας», του Γ΄ Κοινοτικού Πλαισίου Στήριξης, πραγματοποιήθηκε ο ανασχεδιασμός του συστήματος. Την συγκεκριμένη εργασία ανέλαβε το Ίδρυμα Τεχνολογίας και Έρευνας, ως μέλος της αναδόχου κοινοπραξίας «Ελληνική Φωτογραμμετρική ΕΠΕ&ΣΙΑ». Κατά τη διαδικασία αυτή, ικανοποιήθηκαν απαιτήσεις που διαμορφώθηκαν κατά την πολύχρονη χρήση της Βάσης Δεδομένων και ενσωματώθηκαν σ’ αυτήν πρόσφατες τεχνολογίες.
Τα κύρια σημεία της επέμβασης αφορούν στην αλλαγή του λογισμικού λειτουργίας της Βάσης Δεδομένων, στη βελτίωση του υποσυστήματος ανεύρεσης των πληροφοριών, στην αποτελεσματικότερη χρήση του διαγράμματος της ανάλυσης των μνημείων και στην δυναμικότερη διαχείριση των αρχείων εικόνας και των καταστάσεων αποτελεσμάτων αναζήτησης. Επίσης, εκτός από την ενσωμάτωση ενός υποσυστήματος εξαγωγής στατιστικών στοιχείων, θα πρέπει να επισημανθεί η νέα δυνατότητα πρόσβασης στη Βάση Δεδομένων μέσω των τρισδιάστατων απεικονίσεων των Μνημείων και της τεχνολογίας Γεωγραφικών Πληροφορικών Συστημάτων (GIS): η επιλογή ενός αρχιτεκτονικού μέλους από την εικόνα του μνημείου οδηγεί στην πρόσβαση των σχετικών με το μέλος πληροφοριών και του συνόλου της τεκμηρίωσής του. Η δυνατότητα αυτή εφαρμόζεται προς το παρόν για το Ερέχθειο, του οποίου η αναστήλωση έχει ολοκληρωθεί, και θα επεκταθεί στα ολοκληρωμένα τμήματα των υπολοίπων μνημείων.
